I) Définition
Anglicisme signifiant littéralement « lettre d'information », une newsletter (on emploie aussi « infolettre » et « cyberlettre » au Canada francophone) est un bulletin d'information envoyé de manière périodique par courrier électronique, à une liste de diffusion regroupant l'ensemble des personnes qui y sont inscrites.
Si la newsletter est quelquefois éditée uniquement en mode texte, très souvent, son habillage est en adéquation avec l'identité visuelle de l'organisation ou du site web qui l'édite. Et elle peut comporter des portfolios, des vidéos, des conseils pratiques etc...
La fréquence de diffusion d'une newsletter est variable (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, etc.) selon les sites et la nature de l'information. Les newsletters, généralement gratuites, sont la plupart du temps archivées sur les sites Web qui les émettent.
II) Les objectifs de la Newsletter
Que sa diffusion soit interne ou externe à une organisation, la newsletter (ou lettre électronique) permet de tenir informé rapidement et régulièrement un réseau d'acteurs et/ou de faire connaître les activités d'un réseau.
Elle arrive en appui ou en complément à un site, et constitue un outil de diffusion d'information de type push, c'est à dire que le destinataire n'a pas besoin de procéder à une recherche pour trouver l'information, il la reçoit directement dans sa boîte aux lettres électronique sans avoir à en faire la demande. Il peut se tenir informé des changements apportés dans le contenu d'un site.
Elle constitue ainsi, pour le destinataire, un outil parfait de veille d'information, celui-ci n'ayant plus à effectuer des démarches actives de recherche d'information.
Mais attention, le but principal d’une newsletter est d’être lu, il faut donc créer des contenus attractifs et qui pousse à la lecture. Il convient ainsi d'insister sur l'importance du design: la simplicité, la clarté et la brièveté sont autant d'atouts permettant d'augmenter le nombre d'abonnés. Il est important de créer une charte graphique et de la respecter au mieux. Une continuité graphique au travers des différentes newsletters permet également à l'abonné de les reconnaître en un coup d'œil et de les différencier d'un éventuel spamming.
La newsletter permet de recevoir directement des informations dans sa boîte courriel sur :
- Les dossiers d'actualité (sous forme de brèves nouvelles) ;
- Le sommaire de certaines publications ;
- Les nouveaux produits et les promotions d'une entreprise commerciale ;
- Les activités d'une association, etc.
- Les actualités d’une société
- Des brèves d'actualité ;
- Des revues de presse généraliste ou spécialisée ;
- Des extraits de dossiers thématiques ;
- Des synthèses d'articles disponibles dans leur intégralité sur un site Internet ou sur d'autres supports ;
- Des offres, demandes ou annonces diverses (emplois, ventes…) ;
- Des entretiens, prises de parole ou autres types d'intervention ;
- Des sélections de sites
- Etc…
Une newsletter est un lien fédérateur qui permet d’informer ses lecteurs, mais elle est aussi un outil de fidélisation marketing de clients grâce à la communication par e-mail de l’actualité éditoriale ou commerciale d’un site (ses nouveautés, ses promotions).
La newsletter est sans conteste l'un des outils de promotion les plus efficaces pour assurer la promotion d'un site Web ou d’une société. Encore faut-il en faire le meilleur usage, notamment dans le contexte toujours plus délicat du spamming.
La newsletter interne, a pour but premier d’informer mais aussi et surtout de fédérer, elle est un outil interne efficace, de communication.
L’objectif de la newsletter interne :
- Faire redescendre ou remonter de l'information à forte valeur ajoutée
- Réunir des communautés séparées géographiquement
- Susciter les coopérations en interne
III) Guide pratique
L’édition d’une newsletter n’est pas une mince affaire, il existe des étapes à respecter pour mener à bien ce travail :
· Définir une ligne rédactionnelle,
· Trouver des sujets régulièrement,
· Motiver les collaborateurs (journalistes, photographes)
· Respecter les techniques rédactionnelles pour rendre les articles attrayants,
· Elaborer une maquette agréable,
· Assurer une bonne diffusion,
· Respecter les obligations légales ….
· Etre attractif et susciter l’envie d’être lu ….
IV) La mise en forme
La rédaction de la lettre est confiée à un rédacteur chargé d'assurer le contenu éditorial et les relations avec les autres rédacteurs. A l'aide du courrier électronique, il peut ainsi faire des appels à contribution auprès d'acteurs du réseau.
Le titre de votre lettre doit être explicite et comporter un maximum de trente caractères. Vous pouvez y adjoindre la date ou le numéro de la lettre.
Il est suggéré de proposer essentiellement des brèves ou des synthèses, les textes et documents longs pouvant être accessibles soit sur un site Internet par le biais d'un lien entre le courrier électronique et le site Web, soit en indiquant la source bibliographique précise.
Pour en faciliter la lecture, chaque brève doit être précédée par un titre ou un sous-titre explicite. Limiter la lettre à vingt brèves permet de garantir une lecture plus complète ; il est, par ailleurs, possible d'envoyer une lettre ne contenant que trois ou quatre brèves.
La lettre peut être introduite par un éditorial et se terminer par des brèves référençant des informations émanant d'autres sites Internet.
La charte graphique que vous allez adopter doit pouvoir évoluer mais il est conseillé de ne pas en changer à chaque envoi. Cette charte graphique ne doit pas intégrer de langage HTML dans sa version standard, celui-ci n'étant en effet pas lu par tous les logiciels de gestion de courrier électronique. Vous pouvez cependant proposer une version au format HTML à ceux qui le désirent tout en sachant que vous allez plus que doubler la charge de travail attribuée à la seule mise en page.
Si votre lettre est au format texte, vous pouvez l'agrémenter avec des caractères spéciaux pour mettre en valeur titres, sous-titres, rubriques…
Il est essentiel de clore la newsletter avec les informations suivantes : procédure de désabonnement, adresse du site, contact et, éventuellement, le nom du responsable de la newsletter.
V) La diffusion
Le coût de diffusion d'une lettre électronique est faible d'autant plus que le mode de transmission par courrier électronique permet sa redirection à d'autres acteurs par l'un des membres du réseau.
Une lettre électronique peut être diffusée fréquemment (par exemple toutes les semaines ou tous les mois) en respectant des intervalles relativement réguliers.
Sa diffusion peut se faire à partir du carnet d'adresses d'un logiciel de courrier électronique mis à jour régulièrement en ajoutant les nouvelles demandes d'abonnement. Il est également possible de mettre en place une liste de diffusion qui permet d'automatiser les demandes d'abonnement et les envois de la lettre.
Attention à ne pas procéder à des spams, c'est à dire l'envoi de messages non sollicités. De telles pratiques sont courantes sur le Web mais elles risquent de nuire à l'image de votre lettre et de votre société.
Afin de réduire les risques de malentendu, il est conseillé d'envoyer aux nouveaux abonnés un mail de bienvenue leur confirmant leur abonnement et leur expliquant les procédures de désabonnement.
Evitez, enfin, d'envoyer votre lettre en fichier attaché (dans des formats de type Word ou PDF). Cette dernière doit être copiée/collée dans le corps de votre courrier électronique afin de pouvoir être parcourue rapidement par vos destinataires.
VI) Avantages et Inconvénients d’une newsletter
v Facilité d'inscription: pour recevoir une newsletter, il suffit généralement à l'utilisateur de donner son adresse e-mail sur le site.
v Facilité d'utilisation: après inscription sur le site, l'utilisateur reçoit simplement un e-mail d'information ou de promotion. Il le lit au moment désiré et ne doit faire aucun effort de veille sur le site.
v Liberté: à tout moment l'utilisateur peut décider de stopper la réception de la newsletter. Pour cela, un simple désabonnement sur le site ou dans la newsletter elle-même suffit.
v Implication émotionnelle: Les abonnés à la newsletter d'un site peuvent être privilégiés par rapport aux visiteurs "habituels", par exemple en bénéficiant de cadeaux, d'invitations, etc.,
v Augmentation de la notoriété d'un site web et création d'un trafic qualifié sur le site: L'utilisateur apprécie de trouver directement les détails du sujet qui l'intéresse par l'intermédiaire d'un lien adapté. Si la newsletter résume les nouveautés et les changements effectués sur le site, un archivage de celle-ci sur le site même peut s'avérer très intéressant.
v Source éventuelle de revenus: si le nombre d'abonnés est suffisant, un certain nombre de publicitaires, sponsors ou partenaires peuvent être intéressés par la location d'espace dans la newsletter. Toutefois, il est important de ne pas abuser des encarts publicitaires afin de ne pas alourdir la lettre d'information, ou la rendre difficile à lire.
v Spamming: beaucoup d'utilisateurs refusent de s'abonner à une newsletter par crainte du spamming*. Il est donc nécessaire de les rassurer. Généralement, quelques mots d'explication suffisent : définition de la périodicité, respect de la confidentialité des infos, etc...
v Exigence élevée de l'utilisateur: il apprécie l'implication résultant de la réception de l'e-mail, il est toutefois plus exigeant vis-à-vis de la newsletter que vis-à-vis du site
v Refus de perte de temps: l'éditeur veillera à rédiger une newsletter brève, claire et compréhensible, car l’utilisateur n’aime pas devoir fournir un effort important lors de la lecture,
v Importance du contenu: le contenu doit être intéressant et non superflu. Cela signifie que la lettre doit être utile et intéresser le lecteur au moment où il la reçoit.
v Refus de s'inscrire sur le site web pour pouvoir recevoir la newsletter: il est fortement conseillé de dissocier l'inscription à la newsletter d'une "véritable" inscription sur le site (personnalisation du site, gestion d'informations personnelles, contenu sécurisé intéressant, etc.) car l’utilisateur préfère avoir la liberté de s’inscrire sur le site s’il y voit un intérêt.
v Attachement à la périodicité: une fois la périodicité définie, il est important de la respecter au mieux afin de rassurer et fidéliser l'utilisateur, et ne pas envahir l’utilisateur, qui aura tendance à se désabonner.
* [spamming / spam: Terme générique désignant un ensemble de pratiques abusives affectant des fonctionnalités de l'Internet. Dans son acceptation la plus courante le spamming consiste en l'envoi massif et répété de courriers électroniques non sollicités, le plus souvent à caractère commercial]
VII) Avantages et Inconvénients d’une newsletter interne
v Les lecteurs sont directement intéressés par son contenu puisqu’ils sont acteurs de l’entreprise.
v Moyen de communication économe : face au journal ou la lettre d’entreprise, la newsletter, est moins coûteuse.
v Respect de l’environnement : En effet, la newsletter est envoyé de manière électronique est contribue donc au développement durable.
v Richesse des contenus : Souvent créée de manière collective, elle propose des articles liés à la vie de la société et à ses acteurs, ce qui interpelle directement le lecteur.
v Interaction avec le lecteur
v Exigence de l’utilisateur
v Importance du contenu
v Refus de perte de temps
VII) Evaluer les performances de votre newsletter interne
- Taux d'ouverture, taux de clics...
- Quesl sont lesindicateurs clés de suivi et les outils de reporting à mettre en place?
- Comment interpréter ces indicateurs?
-Comment sonder le lectorat?
-Quesl levriers pour améliorer l'efficacité dela newsletter?-
- Quelle complémentarité avec les autres supports de communication on et off-line ?
- Magazines, intranets et newsletters : synergies et complémentarités
- Comment relayer le traitement d'un même sujet sur les différents
supports ?
- Newsletters et flux RSS*, quel positionnement ?
*[Flux RSS : RSS désigne une famille de formats XML utilisés pour la syndication de contenu Web.Ce standard est habituellement utilisé pour obtenir les mises à jour d'information dont la nature change fréquemment,(comme des listes de tâches dans un projet, des prix, des alertes de toutes natures, des nouveaux emplois proposés, les sites d'information ou les blogs... ]